21grams Logo 21grams
search
Bostaden Umeå

Bostaden Umeå och
Kivra

Bostaden Umeå tog ett stort steg på sin digitaliseringsresa när de började skicka alla hyresavier i Kivra.

Bostaden Umeå är ett bostadsföretag inom den kommunala allmännyttan som äger och förvaltar omkring 15.000 lägenheter, studentbostäder och kommersiella lokaler.

Varje månad ska tusentals avier distribueras till de boende. Även kravbrev och alla övriga fakturor till hyresgäster och leverantörer ska regelbundet skickas ut. Bostaden Umeå har sedan tidigare implementerat 21grams tjänst Addoro för att förbättra hanteringen av all hyresavisering, men nu var det dags att ta ytterligare ett steg i digitaliseringen.

”Vi vill göra det så enkelt som möjligt för våra hyresgäster, och att då kunna skicka hyresavin i Kivra – där de också kan betala – var ett naturligt steg och lösning för oss på vår digitaliseringsresa.”
Laila Sjögren-Byström, ekonomihandläggare Bostaden Umeå

Förutom hyresavierna finns det tillfällen då olika enheter inom företaget behöver kunna skicka brev med känsligt och personligt innehåll till sina hyresgäster, vilket man nu också använder Kivra till.

Addoro – ett system för alla kanaler

Bostaden Umeå skötte redan sin kommunikation och avisering via Addoro, ett system som kan hantera alla kanaler, såsom autogiro, e-faktura, e-post och fysiska brev. När de hade varit igång en tid och alla var ”varma i kläderna”, valde man att ta nästa steg och även koppla på Kivra för att distribuera merparten av hyresavierna.

Kivra – Sveriges största digitala brevlåda

Långt över hälften av Sveriges vuxna befolkning har idag valt Kivra som sin digitala brevlåda. Här samlar man ”sina viktigheter” såsom post från myndigheter, kvitton, fakturor och lönebesked. Fler och fler väljer även att betala sina fakturor direkt i Kivra.

Bostaden Umeå – snart helt papperslösa

När Bostaden Umeå beslutade sig för att digitalisera sina utskick, var det ett steg mot målet att på sikt bli helt papperslösa. Det här ville man göra, dels utifrån ett miljöperspektiv, men också för att kunna höja säkerheten i utskicken.

”Numera ringer inte kunderna som behöver en kopia av hyresavin för att den har kommit bort i posten, eller för att hunden har ätit upp den. Avin finns på säker plats i Kivra.”
Anna Öhman, ekonomihandläggare, Bostaden Umeå

Inför utfasningen av pappersfakturorna, gick Bostaden Umeå ut med information till de boende i god tid. Flera månader innan informerade de om när och varför de skulle sluta med pappersfakturor. Informationen gick ut i alla tänkbara kanaler, på hemsidan, via meddelanden på hyresavin, i e-postmeddelanden och telefonsvarare. Övergången till Kivra blev en naturlig del i den processen.

Nöjda administratörer och nöjda kunder

– Helt ärligt tror jag inte att vi har fått några som helst negativa reaktioner. Många är istället positiva till att de kan betala sin hyra på ett snabbt och smidigt sätt. Det finns förstås några som har hört av sig och meddelat att de inte är så digitala och då har vi självklart hjälpt till med andra lösningar, såsom autogiro. Ett fåtal har valt att fortsätta med pappersfakturor, vilket vi självklart har löst för dem, säger Anna Öhman på Bostaden Umeå.

Från en månad till en annan sänktes antalet pappersavier med ca 80%, en minskning som är en stor vinst ur ett hållbarhetsperspektiv.

– Vi är väldigt nöjda över hur snabbt och smidigt vi kunde komma igång med Kivra. Vi upplever redan att det är en bättre betalningsmoral nu jämfört med tidigare, säger Laila Sjögren-Byström på Bostaden Umeå.

 

 

 

Foto: Bostaden Umeå

Om Bostaden Umeå

Bostaden Umeå är ett bostadsföretag inom den kommunala allmännyttan som äger och förvaltar nästan 15 000 lägenheter, studentbostäder och kommersiella lokaler. Bolaget har en historia som startade redan på 1950-talet och har sedan växt i takt med den ökande befolkningstillväxten och det ökande byggandet.

Om Kivra

Kivra är en plats där 5,5 miljoner privatpersoner och 130.000 företagare väljer att samla sina viktigheter. Brev, fakturor, kvitton och annat – som de annars hade haft i pärmar, byxfickor eller i olika pappserhögar. Säkert, tillgängligt och bra för miljön. 

Om 21grams

21grams är ett bolag som erbjuder tekniska lösningar för distribution av kommunikation och fakturor i alla kanaler. Allt ifrån digital distribution till t ex digitala brevlådor och e-fakturor till fysisk post som portooptimeras.  

Om Addoro

Addoro är en molnbaserad tjänst för kommunikation och aviseringar i alla tillgängliga kanaler såsom till exempel digitala brevlådor, e-post, e-faktura och fysiska brev.  Addoro är en del av bolaget 21grams.

Case

Nöjda ekonomihandläggare på Bostaden Umeå

"Att koppla på Kivra var ett naturligt steg för att förenkla för våra hyresgäster."
Laila Sjögren-Byström, Bostaden Umeå

”Vi ser bara fördelar och en stor del av betalningarna kommer tidigare."
Anna Öhman, Bostaden Umeå

Vill du att vi kontaktar dig?

Fyll i dina uppgifter här.