Effektiva kommunikationsflöden

Victoriahem har förbättrat sin hyresavisering genom att införa Addoro som helhetslösning. Tack vare Addoro har bostadsbolaget effektiviserat utskicken till hyresgästerna, fått bättre kontroll över kommunikationen och samtidigt ökat kundnöjdheten.

Bakgrund och utmaningar för Victoriahem

Victoriahem är ett av Sveriges större bostadsbolag med nästan 40 000 objekt och hyresgäster runt om i landet. Varje månad ska hyresavier distribueras, tillsammans med andra viktiga meddelanden till hyresgästerna. Tidigare sköttes dessa kommunikationsflöden med flera separata system och mycket manuellt arbete. Det var utmanande att hålla reda på vilka hyresgäster som fått sina avier via post eller e-post, och det saknades en överblick över utskicken. Digital kommunikation med hyresgästerna blev allt mer efterfrågad, men Victoriahem saknade ett smidigt sätt att erbjuda moderna digitala kanaler som komplement till traditionell papperspost.

”Vi insåg att vi behövde förnya oss. Våra hyresgäster efterfrågade digitala lösningar och vi själva ville ha bättre kontroll över hela processen.”
Carina Wetterqvist, Servicecenterchef på Victoriahem

Varför valet föll på 21grams – startskottet för samarbetet

När Victoriahem började söka efter en lösning för att effektivisera sina utskick och hyresaviseringar utvärderade de flera alternativ. Valet föll på 21grams, ett företag specialiserat på multikanalsdistribution. 21grams plattform Addoro stack ut som ett flexibelt verktyg som kunde hantera både fysiska brev och digitala utskick i ett samlat flöde. En viktig faktor var att Addoro kunde integreras med Victoriahems befintliga fastighetssystem från Vitec, vilket skulle göra övergången smidig.

”21grams förstod våra behov direkt och erbjöd en lösning som passade oss perfekt. Redan från första mötet kändes samarbetet enkelt och rakt på sak. Vi uppskattade att Addoro kunde hantera alla våra utskick i flera kanaler utan krångliga omvägar.”
Robin Renlund, utvecklare för hyresadministrationen

Implementering av Addoro och integration med Vitec

Med beslutet taget inleddes projektet med implementationen av Addoro. Tillsammans satte Victoriahem och 21grams upp integrationen mot Vitecs fastighetssystem, så att hyresavier och övrig information automatiskt kunde flöda in i Addoro. Själva integrationsprocessen gick förvånansvärt snabbt tack vare god förberedelse och tätt samarbete mellan parterna. Inom några veckor hade man genomfört tester och kunde skicka de första skarpa utskicken via den nya plattformen.

”Victoriahem var väl förberedda och vi jobbade som ett team genom hela införandet, så vi kunde gå live utan problem.”
Erik Edholm, säljare på 21grams

När Addoro var infört kunde Victoriahem centralisera alla sina utskick i ett gemensamt verktyg. Nu laddas hyresaviseringarna upp automatiskt till Addoro, där systemet sorterar dem efter hyresgästernas önskade kanal. Om en hyresgäst anmält sig för e-faktura får man den i Internetbanken annars en digitalbrevlåda eller som ett fysiskt brev. Allt sker utan att personalen behöver gå in och hantera varje ärende manuellt.

Resultat: bättre kontroll, fler kanaler och nöjdare hyresgäster

Efter att ha kört igång med Addoro ser Victoriahem tydliga förbättringar. Först och främst har de nu full kontroll över alla utskick – i Addoros gränssnitt kan ansvariga följa varje hyresavi, se status för leverans och enkelt vid behov ta ut rapporter. Dessutom har antalet kommunikationskanaler ökat. Hyresgästerna kan nu få sin information via den kanal som passar dem bäst, vilket kan vara e-faktura, digital brevlåda eller fysiska brev. Detta har ökat kundnöjdheten – hyresgästerna uppskattar valfriheten och att informationen kommer fram på ett tillförlitligt sätt.

”För oss på Victoriahem har det varit en enorm skillnad. Vi har bättre koll och hyresgästerna är nöjda. Feedbacken från hyresgästerna har varit jättepositiv.”
Robin Renlund, utvecklare för hyresadministrationen

Ekonomiska vinster och effektiviseringar internt

Förutom de uppenbara förbättringarna i kundkommunikationen har projektet även resulterat i betydande ekonomiska vinster och effektiviseringar för Victoriahem internt. Tack vare 21grams expertis inom digitala kanaler har kostnaderna för fysiska utskick kunnat minskas. Addoro samlar automatiskt ihop försändelser och fördelar enligt ett regelverk så att kostnaden för fysiska brev minskas, något som sparar pengar varje månad. Samtidigt har övergången till fler digitala utskick ökat kundnöjdheten.

Internt upplever personalen att de kan lägga betydligt mindre tid på administration kring utskick. Det som tidigare krävde många manuella moment sker nu automatiskt i bakgrunden. Personal på ekonomi- och kundserviceavdelningarna kan istället fokusera på mer värdeskapande arbetsuppgifter än att hantera filer, skriva ut brev eller stoppa kuvert.

”Att införa Addoro har inte bara förbättrat vår kommunikation utåt, det har även gjort vardagen enklare för våra medarbetare. Vi spar både tid och pengar nu.”
Carina Wetterqvist, Servicecenterchef på Victoriahem.

Samarbete och framtid

Både Victoriahem och 21grams lyfter fram det goda samarbete som etablerats under projektets gång. Från första dagen var fokus på tydlig kommunikation och gemensamma mål, vilket gjorde hela processen enklare.

Robin Rudberg, projektledare på 21grams, framhåller att Victoriahems engagemang var en nyckelfaktor: ”När kunden är så hängiven och tydlig med vad de vill uppnå så är det lätt att leverera. Samarbetet med Victoriahem har varit okomplicerat och mycket givande för båda parter.”

Med en framgångsrik implementation bakom sig blickar Victoriahem och 21grams nu framåt mot fortsatt utveckling. Man utvärderar löpande nya funktioner i Addoro-plattformen som kan komma till användning, och diskuterar hur samarbetet kan fördjupas ytterligare. Båda parter ser möjligheter att utöka lösningen till fler typer av utskick och kommunikation, allt i linje med Victoriahems digitaliseringsstrategi.

”Vi känner oss trygga med 21grams som partner och ser fram emot att fortsätta resan tillsammans. Det här är bara början.”
Carina Wetterqvist, Servicecenterchef på Victoriahem

Sammantaget har Victoriahem, genom samarbetet med 21grams och implementeringen av plattformen Addoro, lyckats modernisera och effektivisera sin hyresavisering och övrig kundkommunikation. Resultatet är bättre kontroll, fler kommunikationskanaler, högre kundnöjdhet samt besparingar i tid och kostnader internt. Victoriahem står nu väl rustade inför framtiden med en flexibel, digital kommunikationslösning som kan växa i takt med verksamheten.