Fördelar med tjänsten:
• Hitta och eliminera fel
• Bättre kontroll av er postoperatör
• Bättre kontroll av er printpartner
• Mindre administrativt arbete
• Enklare att budgetera
Care Of 21 Grams är en administrativ posttjänst för uppföljning, kontroll och fakturering av postsändningar via en eller flera postoperatörer. C/O tjänsten förutsätter att man har portoptimeringstjänsten iSort tjänsten installerat hemma (intern IT) eller hos vald extern printoperatör.
Följande funktioner och processtöd tillhandahålls med C/O tjänsten:
- Skapande av postföljesedel. I iSort optimeras och sorteras utdatafilen för lägsta porto. iSort väljer den ekonomisk mest fördelaktiga kombinationen av postoperatörer samt sorterar filen för maximal postal rabatt. Efter filen sorterats för respektive postoperatör skapas även en presumtiv följesedel av systemet. Följsedeln innehåller antalet brev, vald operatör, tjänst, inklusive vikt och eventuell annan information om postoperatören kräver. Denna printas ut lokalt hos printoperatören för att senare användas vid postinlämningen, samt lagras som PDF fil i iSort databasen för efterföljande kontroll. PDF filen kan även e-mailas till vald adress.
- Postinlämning. Printoperatören genomför efter print och kuvertering postinlämningen baserat på den skapade följesedeln. Postinlämningen sker typiskt på kundens egna kundnummer hos postoperatören (eller med 21 Grams kundnummer om ök.). Vid avvikelser ändringar av följesedeln under produktion bör den nya följsedeln faxas till kund/21 Grams.
- Mottagning av postfakturor. Efter postinlämningen delar respektive postoperatör ut breven och en faktura ställs ut ca 3-7 dagar efter postinlämning.
- Faktura kontroll. Fakturorna från postoperatörerna kontrolleras nu mot motsvarande följesedlar, enligt ovan, så att all data stämmer; volym, vikt, tjänst osv. Om eventuella avvikelser upptäcks kommuniceras detta direkt till kund. Kunden kan då välja att själv (eller via 21 Grams enligt ök) kontakta den felande parten (printoperatör eller postoperatör) och åberopa sitt gällande SLA/avtal.
- Fakturasammanställning. Samtliga postfakturor sammanställs för önskad period (vecka, månad) till kunden.
- Kostnadsfördelning per jobb till rätt avdelning internt.
Låt 21 Grams kontrollera, följa upp och kostnadsfördela era postfakturor.
Förstår du ert företags postfaktura och kan du kontrollera den?
Så här fungerar det
Vi har alla haft problemet att läsa och fullt förstå en faktura från posten.
Det är inte så konstigt med tanke att man sällan har alla underlag att följa upp fakturan mot, speciellt om man lagt ut sin print på 3:e part. Oftast skickar man bara en fil till sin printpartner och därefter kommer en faktura från postoperatören.
Med 21 Grams tjänst C/O kan vi hjälpa er att ta tillbaka kontrollen över er portokostnad genom att tillhandahålla underlag på vad som producerats (vikt och antal), lämnats in och fakturerats samt hjälpa till att följa upp att blivit korrekt hanterat, plus genomföra eventuella reklamationer.
Kundcase
Outsourcad posthantering
Originalfaktura (iMail)
Tjänster:
